INSURANCE CERTIFICATE REQUEST FORM // FORMULAIRE DE DEMANDE DE CERTIFICATS D'ASSURANCE

Important things to know when filling this electronic request form:

Prior to filling out this form, make sure that you have all the information you need from the venue, agency or corporation you are dealing with.  This includes, their deadline to receive proof of insurance, their contact information, street address, email address, if they require to be added as an additional insured, etc. 

The certificates are immediately forwarded by e-mail to all the parties listed on the request form.  If you are unable to get an email address, it will be your responsibility to provide the certificate of insurance to them

  • starred items = required fields – The starred items on the electronic form correspond to the necessary information the Insurance Company requires to process your request. (You will not be able to submit the form unless these fields are filled. If the venue deems it is not necessary or you do not have the information required, insert “N/A” into that field)
  • Avoid using a cadets.gc.ca or forces.gc.ca e-mail address when possible. The DND's strict rules and firewalls, may block the correspondence from unknown senders and strip the attachments.

Following our annual Insurance policy renewal process, certificates can only be requested for the CURRENT TRAINING YEAR (not exceeding July 31st annually).  This certificate of insurance request process  should resume by mid-August for any proof of insurance required for the upcoming training year.

The corps is responsible for submitting annual requests at the start of each training year for the use of a facility for an extended period of time (ie: a premanent training location)

In the case of any error, you will need to submit the request again.

 

Choses importantes à savoir pour remplir le formulaire de demande électronique :

Avant de remplir ce formulaire, s’assurer d’avoir en main tous les renseignements dont vous avez besoin de la part du site, agence ou entreprise avec lesquelles vous faites affaire ; notamment la date limite pour recevoir la preuve d’assurance, les coordonnées des personnes à contacter, l’adresse postale, l’adresse courriel s’ils exigent d’être ajoutés comme assuré additionnel, etc. Les certificats seront envoyés par courriel à toutes les personnes/compagnies énumérées dans le formulaire de demande.  Si les adresses électroniques ne sont pas disponibles, ce sera votre responsabilité de leur faire parvenir le/les certificat(s) d’assurance

  • Articles marqués d’une étoile = champs obligatoires – les articles marqués d’une étoile sur le formulaire correspondent à l’information que la compagnie d’assurance exige pour traiter votre demande. (Vous ne pourrez pas soumettre le formulaire à moins que ces champs soient remplis. Si le site juge que cette information n’est pas nécessaire ou que vous ne l’avez pas, inscrivez « S.O. » dans ce champ.)
  • Éviter d’utiliser une adresse courriel telle que cadets.gc.ca ou forces.gc.ca. Les règles strictes et le pare-feu du MDN risquent de bloquer la correspondance d’envoyeurs inconnus et éliminer les pièces jointes.

Suivant la procédure de renouvellement annuel de notre police d'assurance, le certificat est valide seulement pour L'ANNÉE D'ENTRAINEMENT EN COURS (date limite 31 juillet annuellement).  Ce processus de demande de certificats d'assurance reprendra a la mi-aout pour les certificats requis pour la prochaine saison d'entrainement.

Ce sera la responsabilité du corps de cadets de soumettre une demande annuelle, au début de chaque année d'entrainement pour l'usage d'un local pour une période de temps allongée. (par exemple: l'usage d'un local d'entrainement permanent)

Dans le cas d’erreur, la demande devra être remplie de nouveau.

I have read and understood these instructions / J'ai lu et je comprends ces instructions *